Oczekiwania względem systemów klasy ERP sprowadzają się przede wszystkim do możliwości zwiększenia elastyczności i efektywności organizacji. Korzyści te wynikają m.in. z integracji informacji pochodzących z różnych szczebli i obszarów działalności firmy, wykorzystania mechanizmów wspierających planowanie oraz optymalizacji realizowanych przez organizację procesów biznesowych. Wszystko to wpływa na jakość oferowanych usług i produktów, stopień zadowolenia klientów oraz finanse firmy. Jednak doświadczenia z przeszłości pokazują, że im bardziej rozległy zakres wdrożenia, tym poważniejsze zmiany w zasadach funkcjonowania organizacji - zmiany uzasadnione potrzebami biznesowymi, możliwościami wdrażanego systemu oraz dostarczanymi przez producentów oprogramowania najlepszymi praktykami. Wysiłek związany z tymi zmianami niesie z sobą liczne konsekwencje, m.in. w zakresie przepływu i dostępności informacji wewnątrz organizacji.

Coraz częściej zdarza się, że o wyborze konkretnego systemu ostatecznie decyduje właśnie zamknięta w nim wiedza na temat efektywnego sposobu funkcjonowania organizacji na szczeblu procesowym. Najczęściej wiedza ta jest zaszyta w oprogramowaniu w postaci standardowych procesów biznesowych oraz tzw. najlepszych praktyk branżowych. Znakiem czasów jest nasilająca się konkurencja między dostawcami systemów biznesowych właśnie w tym zakresie.

Podpatrzyć lidera

Mapy procesów biznesowych dostarczane wraz z oprogramowaniem klasy ERP stanowią odzwierciedlenie standardowej konfiguracji systemu. Konfiguracji, która zwykle jest efektem doświadczeń zebranych przez producenta oprogramowania na etapie wdrożeń pilotażowych oraz całego szeregu zmian następujących w odniesieniu do funkcjonalności systemu. Najwięksi producenci zintegrowanych systemów biznesowych chwalą się wręcz setkami odmiennie zorganizowanych funkcjonalności dopasowanych do potrzeb specyficznych dla różnych branż. Pokusie wykorzystania takich praktyk we własnej organizacji często trudno się oprzeć. "Wspomniane praktyki nie są niczym innym jak odzwierciedleniem know-how firm, które przetarły szlaki z danym producentem systemu na etapie jego produkcji i udoskonalania oraz pierwszych wdrożeń" - mówi Michał Guzek, członek zarządu i architekt rozwiązań biznesowych firmy Hicron, specjalizującej się we wdrożeniach i rozwoju systemu SAP ERP. Według niego, standardowe mapy procesów stanowią często istotny, branżowy wsad merytoryczny w produkt, jakim jest system ERP. To często wiedza nieosiągalna w inny sposób - zwłaszcza dla mniejszych firm. W tym kontekście wdrożenie systemu ERP może oznaczać prawdziwy skok ewolucyjny dla całej organizacji biznesowej.

Warto zaznaczyć, że na przestrzeni lat podejście klientów do standaryzacji procesów diametralnie się zmieniało. "Tendencja dziedziczenia wiedzy organizacyjnej z oprogramowania sięga początku lat 70. ubiegłego wieku. Tyle tylko, że wtedy poziom wiedzy zarządczej i organizacyjnej był bardzo ograniczony. Mówiło się, że wystarczy postawić komputer i wdrożyć system. Lata minęły i teraz sytuacja wygląda znacząco inaczej" - mówi Witold Staniszkis, założyciel i prezes zarządu firmy Rodan Systems.